コンピュータと情報教育のためのHelpfulnotes
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提案4: 文化祭のペーパーアイテムを作ろう
 PCを使って文化祭のチラシや招待状を作ります


第5回 来場者名簿-1

 招待状を配ったら、その人たちが来てくれたかどうか気になるもの。マーケティングのためにも、文化祭当日は受付に来場者名簿を置いて、来てくださった方々を記録しましょう。
 表処理ソフト(ここではMicrosoft Excel)で名簿を作ります。

今回作る名簿。文化祭当日に受付に置こう


■名簿に記録する項目を決める

 まずは名簿にどんなことを記録するか決めます。身近にある名簿を見て、どんなことが書かれているか研究しましょう。何気なく使っている名簿が情報の宝庫であることを確認し、個人情報やプライバシーについて考えさせてください。

 学校の名簿なら、
・名前
・保護者名
・住所
・電話番号
・緊急連絡先
 といった項目が多いのではないでしょうか。
 今回作る名簿は、「どこの、だれが、いつ来てくれたか」を記録するものですので、
・名前
・所属
・来場日時
 で充分でしょう。

 ほか、「自校関係者」「近隣住民」「例年、多くの生徒が受験に来る中学校の先生」などの区分を入れてみましょう。
 区分の表記は、内部の人間にだけ分かる符牒でかまいません。ここでは、自校関係者を「A」、近隣住民を「B」、中学校の先生を「C」としておきました。
 「Cの来場率が高かったので、来年からはもっとたくさんの中学校に招待状を出そう」など「マーケティング」でずいぶん役立ちます。



■入力する

 まずはエクセルを立ち上げ、名前・所属・区分をどんどん入力していきます。この時点では、名前を50音順に並べたり、区分ごとにまとめたりといった作業は不要。

 先生のPCでエクセルを開き、生徒達を順番に呼び、
「私は○○さんと××先生に招待状を送った」
「僕は△△さんと□□中学校に」
「自分は◎◎先生と♯♯高校に」
 と、送った相手を代わる代わる入力させる方法でかまいません。

 来場日時は、当日その場で書き込んでいくので、空白にしておきましょう。

片っ端から入力した状態。このままでは見づらくて使いものにならないので、いろいろ調整していこう


 クラス全員が招待状の送付先を申告したら、大きな1枚の一覧表ができあがります。
 このファイルを全員で共有して、以下の作業を学習していきましょう。

■並べ替える

 見やすくて使いやすい名簿にするため、次に“並べ替え”を行ないます。名前を50音順にしたり、属性ごとに分けたりしましょう。

 まず、名前で並べ替えてみましょう。ここでは一部イニシャルにしたのでABC順になっていますが、日本語で入力してあれば50音順になります。

 表全体を選択して反転させたら、「データ」→「並べ替え」で、並べ替えのウインドウを表示させます。


 「最優先されるキー」のプルダウンから、名前の列である「列A」を選択。


 「OK」で並べ替えられます。
 「名前」「所属」「来場日」「来場時」「招待状」「区分」という項目を記した1行目が一番下に来ますが、これはあとでカット&ペーストで一番上に配置しなおします。

名前による並べ替え。ここでは一部イニシャルにしたためアルファベット順になっている


 当日、来場者が受付で、
「去年、遠方乃高校へ転出した教諭のJ島です」
「卒業生のQ田です」
「隣町野東中学校のG村です」
 と名乗ることを考えれば、A「自校関係者」・B「近隣住民」・C「中学校」の区分ごとにまとめてあるとさらに見やすくなります。

 そこで、区分ごとに並べ替え、さらに、区分内で名前順になっている名簿にしましょう。

 並べ替えの手順は先ほどと同じで、「データ」→「並べ替え」で、並べ替えのウインドウを表示。

 ここで、「最優先されるキー」のプルダウンから、区分の列である「列E」を選択し、「2番目に優先されえるキー」のプルダウンから、名前の列である「列A」を選択します。

区分と名前による並べ替え。ぐっと使いやすくなる


 次に、一番下に来ている項目の行を反転させます。
 行数を示す行頭の数字(ここでは「27」)のところでクリックすると、行全体が反転します。


 「編集」→「切り取り」、もしくは「右クリック」→「切り取り」、または「Ctrl」+「X」で行全体を切り取ります。

 移動先の行を反転させます。ここでは行頭の数字「1」をクリック。
 「挿入」→「切り取ったセル」、もしくは「右クリック」→「切り取ったセルの挿入」、または「Ctrl」+「Shift」+「+」で挿入します。

 これで、行のカット&ペーストができました。

 このままでも名簿として充分使えますが、次回、もう少し体裁を整えましょう。




つづく


■大日本図書(株)による企画・編集/先生のための情報科の副教材
―高等学校「情報科」(A・B・C)の内容を網羅したソフトウェア集―

情報科サブノート

 

●”高校の情報科のための授業ネタ”は、毎月、第2週・第4週の金曜日にシリーズで掲載(隔週掲載)されます。次回の掲載は、11月25日(金曜)の予定です。シリーズは複数提案による長期・多回数の予定です。

 




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